Dein KI-Telefonassistent – für Betriebe im Kanton Schaffhausen und in Baden-Württemberg

Aus Anrufen werden Aufträge. Ganz einfach mit Geniva

Geniva nimmt Kundenanrufe entgegen, erfasst Aufträge und verarbeitet die Informationen direkt weiter – für Angebote und Terminbuchungen.

Weniger Telefonstress. Weniger Büroarbeit. Mehr Zeit fürs Wesentliche.

Früh dabei sein Beispiel-App ansehen

Der Telefonassistent geht demnächst ans Netz. Dashboard, Terminseite und Buchhaltung laufen schon – in der Beispiel-App zum Ausprobieren.

Vom Anruf zum Auftrag

Geniva klärt das Anliegen am Telefon und legt einen Vorgang an. Daraus werden Termine und Angebotsentwürfe.

Geniva · Heute

Termine aus Anrufen · Beispiel

09:00 · Schnitt und Föhnenbestätigt
11:30 · Farbezur Freigabe
14:00 · Herrenschnittbestätigt

Angebote aus Anrufen · Beispiel

Unterhaltsreinigung Bürozur Freigabe
Fensterreinigungversendet
Inspektion, Skoda OctaviaEntwurf

Rückrufwünsche · Beispiel

Frage zum Färben · heute ab 17 Uhroffen
Frage zum Angeboterledigt

Termine buchen. Freie Zeiten nutzen

Geniva prüft deine angebundenen Kalender und bucht nur in freie Zeiten. Du stellst ein, ob Geniva Termine selbst bestätigt oder ob du sie vorher freigibst.

Anrufe annehmen. Anliegen verstehen

Geniva spricht mit natürlicher Stimme und erfasst Name, Rufnummer und Anliegen. Fragt jemand nach dem Preis, kennt der Assistent deine Leistungen mit Preis und Dauer. Wer zurückgerufen werden möchte, hinterlässt den Wunsch gleich am Telefon.

Was Geniva am Telefon erfasst · Beispiel

Name und Rufnummererfasst
Anliegen: Ansatz färbenerfasst
Frage nach Preis und Daueraus deinen Leistungen
Rückrufwunschnotiert

Nach dem Anruf findest du den Vorgang im Dashboard.

Deine Preise. Dein Angebot

Geniva erstellt Angebote aus deinen Leistungen und Preisen und verschickt sie als PDF per E-Mail. Du stellst ein, ob das automatisch passiert oder ob du jedes Angebot vorher prüfst und freigibst.

Angebotsentwurf · Beispiel

Unterhaltsreinigung Büro4 Std.
Fensterreinigung2 Std.
Preiseaus deinem Katalog
Als PDF per E-Mailwartet auf Freigabe

Nach dem Anruf. Alles im Blick

Nach jedem Anruf findest du die Zusammenfassung und den Gesprächsverlauf im Dashboard. Du nutzt Geniva als Web-App, Desktop-App oder iOS-App. Per Kalender-Abo erscheinen die Termine auch in deinem eigenen Kalender.

Anrufzusammenfassung · Beispiel

Herr MeierVW Golf

Möchte einen Ölwechsel. Termin am Donnerstag um 9 Uhr ist gebucht.

Gesprächsverlaufim Dashboard
Dein Kalenderper Abo eingetragen
Geniva nutzenWeb · Desktop · iOS

So übernimmt Geniva deine Anrufe

Du legst fest, was dein Betrieb anbietet und wie Geniva damit arbeitet.

Dieser Teil ist gebaut und geprüft, aber noch nicht freigeschaltet. Was hier steht, beschreibt, wie es laufen wird – nicht, was heute schon ans Telefon geht.

  1. Leistungen hinterlegen. Kalender verbinden

    Hinterlege deine Leistungen mit Preisen und Dauer. Verbinde deine Kalender über die App.

  2. Anrufe an Geniva weiterleiten

    Leite deine Kundenanrufe an Geniva weiter. Der Assistent nimmt sie nach den Abläufen deines Betriebs entgegen.

  3. Geniva nimmt an. Du legst fest, was Geniva allein erledigt

    Geniva erfasst das Anliegen und erledigt den nächsten Schritt. Für Termine und Angebote stellst du ein, ob Geniva sie selbst abschliesst oder dir zur Freigabe vorlegt.

Für Dienstleister. Für deinen Betrieb

Geniva ist für Dienstleister aller Branchen. Du hinterlegst deine Leistungen und Preise. Der Telefonassistent wird an die Abläufe deines Betriebs angepasst.

Reinigungsfirmen

Du bist beim Kunden. Geniva nimmt Anrufe an und erfasst das Anliegen. Das Angebot entsteht aus deinen Reinigungsleistungen und Preisen.

Friseure & Salons

Geniva kennt deine Leistungen wie Schnitt, Farbe oder Föhnen mit Preis und Dauer. Am Telefon nennt der Assistent Preise und bucht Termine in freie Zeiten.

Werkstätten

Geniva erfasst das Fahrzeug und das Anliegen, bucht den Werkstatttermin und erstellt das Angebot. Ob Termin und Angebot sofort gelten oder erst nach deiner Freigabe, legst du fest.

Du bietest andere Leistungen an? Geniva passt auch zu deinem Betrieb, wenn du Anrufe bekommst, Aufträge annimmst und Termine vergibst.

Und dann die Rechnung

Aus dem Angebot wird eine Rechnung, ohne sie noch einmal zu tippen. Geniva führt deine Buchhaltung bis zur Steuerabrechnung – in der Schweiz und in Deutschland.

Rechnung, Gutschrift, Mahnung

Als PDF, mit fortlaufender Nummer und deinem Briefkopf. Festgeschrieben heisst festgeschrieben: Eine Rechnung, die hinaus ist, lässt sich nicht mehr still ändern – korrigiert wird mit einer Gutschrift. Mahnungen in drei Stufen.

Schweizer QR-Zahlteil

Jede Rechnung trägt den Zahlteil mit QR-Code, nach den Vorgaben von SIX. Dein Kunde hält das Telefon davor, und der Betrag samt Referenz steht in seiner Banking-App – ohne Abtippen und ohne Zahlendreher.

Kassenbuch, Bank, Auswertung

Bareinnahmen ins Kassenbuch, Kontoauszüge als camt.053 oder CSV einlesen und Zahlungen den Rechnungen zuordnen. Am Quartalsende steht die Abrechnung da – Umsatzsteuer, Einnahmen und Ausgaben.

Gerechnet wird nach dem Land deines Betriebs: in der Schweiz MWST mit dem Saldosteuersatz, in Deutschland Umsatzsteuer samt Kleinunternehmerregelung. Das ersetzt deine Treuhandstelle nicht – es erspart ihr die Zettelwirtschaft.

Wo deine Daten liegen

In der Schweiz. Wir sagen auch, was ausserhalb mitwirkt.

  1. Anwendung und Datenbank in der Schweiz

    Geniva läuft bei der Infomaniak Network SA in Genf. Infomaniak betreibt eigene Rechenzentren und hostet ausschliesslich in der Schweiz. Termine, Kundendaten und Gesprächsnotizen liegen dort – nicht in einer Cloud ausserhalb.

  2. Die Daten gehören deinem Betrieb

    Geniva verarbeitet sie in deinem Auftrag. Was dabei gilt, hält ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung fest, den du vor der Freischaltung zum Unterschreiben bekommst. Du entscheidest, was gespeichert wird und was wieder verschwindet.

  3. Für Telefonie und Sprache sind Dienste ausserhalb nötig

    Ein Telefonat lässt sich nicht ohne Anbieter für Leitung, Stimme und Sprachmodell führen, und die stehen nicht in der Schweiz. Es sind drei, alle in den USA: Twilio für die Leitung, ElevenLabs für Spracherkennung und Stimme, Anthropic für das Sprachmodell. Mit vollständiger Adresse stehen sie in der Datenschutzerklärung. Weder der Telefonassistent noch die KI-Hilfe im Dashboard ist eingeschaltet – solange das so ist, bekommen sie keine Daten.

Häufige Fragen

Kann ich Geniva heute schon nutzen?

Dashboard, Terminseite und Buchhaltung laufen, du kannst sie in der Beispiel-App ausprobieren. Der Telefonassistent ist gebaut und geprüft, aber noch nicht freigeschaltet. Wenn du dich meldest, sagen wir dir Bescheid, sobald er ans Netz geht.

Wie kommen die Anrufe zu Geniva?

Du leitest deine Kundenanrufe an Geniva weiter. Der Assistent nimmt sie nach den Abläufen deines Betriebs entgegen.

Bucht Geniva Termine ohne mein Okay?

Nur wenn du das willst. Für Termine und Angebote stellst du ein, ob Geniva sie selbst abschliesst oder dir zuerst zur Freigabe vorlegt. Gebucht wird nur in freie Zeiten deiner angebundenen Kalender.

Wo liegen meine Daten?

Anwendung und Datenbank laufen bei Infomaniak in Genf. Für Leitung, Stimme und Sprachmodell braucht es drei Anbieter in den USA – welche, steht oben unter „Wo deine Daten liegen“ und in der Datenschutzerklärung.

Ersetzt Geniva meine Treuhandstelle?

Nein. Geniva führt Rechnungen, Kassenbuch und Abrechnung nach den Regeln deines Landes – das erspart deiner Treuhandstelle die Zettelwirtschaft, ersetzt sie aber nicht.

Sei von Anfang an dabei

Sag uns, was Geniva für deinen Betrieb übernehmen soll. Wir sagen Bescheid, sobald die Leitung steht. Deine Anfrage geht per E-Mail an Geniva@geniva.ch.

Schreib uns

Das Formular ist noch nicht freigeschaltet. Bis dahin lässt sich hier keine Anfrage absenden.

Ohne den zweiten Haken wird deine Anfrage nur per E-Mail gesendet, und es entsteht kein Konto. Mit ihm bekommst du einen Zugang, der nur ansehen kann, nichts bearbeiten; den Link zum Festlegen deines Passworts erhältst du per E-Mail. Ein bestehendes Konto bleibt unverändert.

Lieber erst selbst ausprobieren?

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Die Terminseite läuft echt, mit einem Vorführbetrieb. Du kannst sie benutzen wie ein Kunde – es entsteht keine verbindliche Buchung.